5 ajanhallinnan sitaattia, jotka parantavat henkilökohtaista tuottavuuttasi

Ajanhallinnan sitaateissa on mielestäni jotain viehättävää: niissä on paljon viisautta saatu pakattuna tiiviiseen muotoon.

Vaikka sitaatit ovatkin hyviä sellaisenaan, jää mielestäni erääseen kysymykseen vastaus antamatta: miten soveltaa viisauksia omassa elämässä?

Siksipä tämänkertainen kirjoitus keskittyy juuri tähän eli miten sitaatit laitetaan käytäntöön.

Sitaatit ovat alunperin englanninkielisiä, mutta olen kääntänyt ne vapaasti suomeksi (eli toivottavasti eivät ole menneet pahasti pieleen 🙂

Joten tässä viisi sitaattia, joilla henkilökohtaisen tehokkuuden saa vietyä toiselle tasolle.

Karen Lamb:

A year from now you will wish you had started today. (“Vuoden päästä toivot, että olisit aloittanut tänään”)“ ~ Karen Lamb

Kuinka monta kertaa olet lykännyt jonkin asian aloittamista vain huomataksesi, että olisit jo saavuttanut kyseisen asian/tavoitteen, jos olisin tarttunut tuumasta toimeen heti?

Jos esimerkiksi olisit aloittanut jo vuosi sitten …

  • ​ensimmäinen kirjasi olisi jo kirjoitettu
  • ensimmäinen maratonisi olisi jo juostu
  • olisit jo saavuttanut tavoitepainosi ja unelmiesi kropan
  • olisit jo paennut oravanpyörästä ja perustanut oman unelmabisneksen

Lopeta siis unelmointi ja tartu rivakasti toimeen nyt, eikä vuoden päästä!

Kuinka soveltaa käytännössä: Käytä hetkinen aikaa ymmärtääksesi mitä tapahtuu, jos lykkäät jonkin tärkeän asian aloittamista (raha, ihmissuhteet, tuottava bisnes …).

Jos kyseiset tavoitteet merkitsevät sinulle yhtään mitään, ala välittömästi miettimään suunnitelmaa tehtävän/projektin suorittamiseksi ja mitkä ovat ne konkreettiset toimenpiteet, jotka teet seuraavaksi. Toisaalta, jos päädyt lykkäämään tehtävän/projektin aloittamista, ole myös valmis elämään seurauksien kanssa.

On siis parempi tarttua tuumasta toimeen heti, ennemmin kuin spekuloida loputtomasti aloittaako tehtävän tekeminen vaiko ei.

Lee Iacocca:

If you want to make good use of your time, you’ve got to know what’s most important and then give it all you’ve got. (“Jos haluat käyttää aikasi hyödyksi, sinun täytyy tietää mikä on kaikkein tärkeintä ja antaa sille kaikkesi”)” ~Lee Iacocca

Tiedätkö mikä on kaikkein tärkeintä elämässäsi juuri nyt? Tiedätkö tarkalleen ne tehtävät tai projektit, joihin sinun pitäisi keskittyä? Mitkä toimenpiteet tuovat kaikkein suurimmat tulokset?

Käytä aikaasi kaikkein tärkeimpien asioiden ymmärtämiseen elämässäsi ja omista niille suurin osa ajastasi.

Kuinka soveltaa käytännössä: Käytä mahdollisimman paljon päivittäistä aikaasi tärkeiden asioiden eteenpäin viemiseen (esim. 80/20 -säännöllä). Mieti, onko mahdollista delegoida tai automatisoida joitain tehtäviä, jotta pystyt keskittymään enemmän tärkeisiin tehtäviin.

Omalla kohdallani osa tämänhetkisistä tärkeimmistä asioista (yleisellä tasolla) ovat:

  1. Painon tiputus takaisin 75 kg:een
  2. Parempi uni
  3. Aikainen herääminen (viimeistään klo 6 joka päivä)
  4. Oman firman perustaminen ja tuottava bisnes
  5. Parempi itseluottamus

Franklin Field:

The great dividing line between success and failure can be expressed in five words: I did not have time. (“Suuri erottava tekijä menestyksen ja epäonnistumisen välillä voidaan ilmaista neljällä sanalla: Minulla ei ollut aikaa.”)” ~ Franklin Field

Tämän sitaatin yhteydessä on tärkeää ymmärtää eräs seikka: Kyse ei siis ole lauseen “Minulla ei ollut aikaa” eliminoimisesta päivittäisessä puheessa vaan pikemminkin sen käyttämisestä oikeissa tilanteissa.

Kun osaat hyödyntää näitä neljää sanaa oikein, löytyy aikaa myös tärkeillekin asioille.

Kuinka soveltaa käytännössä: Mieti päivittäisiä tehtäviä tai sitoumuksia ja identifioi ne, joiden kohdalla voit sanoa: “Valitettavasti minulla ei ole tälle aikaa”.

Voit esimerkiksi käyttää tätä fraasia vähempiarvoisten tehtävien yhteydessä (esimerkiksi jos käytät jatkuvasti aikaa Facebook-profiilisi tai sähköpostisi tarkistamiseen), tai kun “kaistasi” on täynnä (“Valitettavasti en voi ottaa tätä projektia hoitaakseni, sillä kalenterini on jo nyt täynnä”).

Melko usein lauseen “Minulla ei ole aikaa” yhteydessä taustalta paljastuu jotain syvällisempää: tehtävät on joko priorisoitu väärin, niitä ei arvosteta tarpeeksi tai uusista sitoumuksista/projekteista ei ole osattu kieltäytyä.

Mieti siis kriittisesti onko työn alla oleva tehtävä oikeasti sinulle hyödyllinen vaiko ei. Jos se on hyödyllinen, varmista että omistat sille kuuluvan ajan, priorisoimalla kyseisen tehtävän työlistasi kärkeen.

Tärkeille tehtävillä löytyy aina aikaa, kunhan sitoumukset, prioriteetit ja niiden arvottaminen ovat kunnossa.

Jim Rohn

Make measurable progress in reasonable time. (“Tee mitattavissa olevaa edistystä kohtuullisessa ajassa”)” ~ Jim Rohn

Yksi tapa ymmärtää tätä sitaattia on asettaa tehtävillesi selkeät aikarajat, jotta ne eivät syö loputtomasti aikaasi. Ja kun olet määrittänyt aikarajat kertaalleen, mieti, voiko jo sovituista rajoista nipistää vielä hieman.

Jos esimerkiksi annat jonkin tehtävän valmistumiselle viikon aikaa, tulee se luultavasti viemään juuri tämän verran aikaa.

Toisaalta, jos annat tehtävän valmistumiseen vain neljä päivää aikaa, tulee tehtävä luultavasti tehdyksi myös tuon aikarajan puitteissa (ja jos haluat vieläkin miettiä aikarajoja uusiksi, mieti voisiko tehtävän suorittaa kolmessa päivässä).

Toinen tapa ymmärtää tämän sitaatin tarkoitus on seurata järjestelmällisesti tehtävän/projektin edistymistä. Jos vaikuttaa siltä että asetettuihin tavoitteisiin ei päästy (tai tulla pääsemään), mietitään ja tehdään välittömästi toimenpiteet tilanteen korjaamiseksi.

Kuinka soveltaa käytännössä: Aseta tehtävillesi selkeät rajat (aikataulu ja seuranta).

Ole myös tietoinen siitä, että jonkin tehtävän tekeminen ensimmäistä kertaa saattaa yleensä viedä enemmän aikaa ja ota tämä myös huomioon rajojen asettamisessa.

Voit käyttää myös erilaisia työkaluja käytetyn ajan seuraamiseen. Esimerkiksi Rescue Time -niminen sovellus seuraa automaattisesti mitä teet tietokoneellasi ja esittää ajankäyttösi nätteinä graafeina.

Tee itsestäsi myös tilivelvollinen muita kohtaan (ystävät, kollegat, projektin jäsenet, asiakkaat). Tämä lisää painettasi saada tehtävä oikeasti tehdyksi luvatussa ajassa.

David Allen

Your mind is for having ideas, not holding them. (“Mielesi on tarkoitettu ideoiden keksimiseen, ei niiden säilyttämiseen”)” ~ David Allen

Olen huomannut, että oma pääni on kaikkein huonoin paikka ideoiden säilyttämisessä. Valitettavasti juuri siksi moni hyvä idea onkin karannut minulta ikiajoiksi.

Luomalla yksinkertaisen tavan, olen sittemmin pystynyt tallentamaan suurimman osan ajatuksistani.

Kuinka soveltaa käytännössä: Luo yksinkertainen tapa, jossa tallennat ideat saman tien joko häiriölistaan tai pilvipalveluun (EverNoteGoogle Drive …).

Jos pidät häiriölistaa, prosessoi ideat ja ajatukset vähintään kerran päivässä – joko tekemällä ne heti pois alta tai työlistaasi ajastaen.

Yhteenveto

Internet on pullollaan ajanhallinnan sitaatteja ja tässä kirjoituksessa olleet viisi kappaletta olivat vain pintaraapaisu.

Jos haluat lukea lisää sitaatteja, olen listannut alle kolme englanninkielistä sivustoa, joista niitä löytää lisää:

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *