12 syytä pitää työympäristö järjestyksessä

Oletko kokeillut työskentelyä järjestetyssä, selkeässä ympäristössä? Huomaatko eroa sellaiseen tilaan, jossa tavarat eivät ole paikallaan tai jossa niille ei ole omaa paikkaa?

Paikka kaikelle, kaikki paikallaan – siitä järjestyksessä on lyhyesti sanottuna kysymys. Järjestys ei ole itseisarvo vaan sen tarkoituksena on helpottaa elämää. Järjestetty työpiste yksinkertaistaa arkea. Työpöytä voi olla sekä huonekalu että tietokoneen työskentely-ympäristö pikakuvakkeineen, sovelluksineen ja automaattisine ilmoituksineen.

Toiset ovat luonnostaan järjestelmällisempiä kuin toiset. Järjestyksen luomista ja ylläpitoa voi kuitenkin harjoitella ja oppia. Ammattijärjestäjät auttavat yksityishenkilöitä ja organisaatioita parantamaan järjestystä koti- ja työympäristössä. Jos kaipaat perusteluja, tässä 12 syytä pitää työympäristö järjestyksessä.

1. Työn aloittaminen on nopeampaa

Mitä paremmassa järjestyksessä työpiste on, sitä nopeammin pääsee aloittamaan työt. Mitä enemmän työpisteeseen on kasautunut papereita ja tavaraa, sitä enemmän töitä joutuu tekemään ennen kuin pääsee varsinaisten töiden kimppuun. Toimistossa, jossa muut tuovat papereita työpöydälle, kannattaa hankkia pöydän kulmalle lokero, johon saapuvan postin voi jättää. Saapuneiden tehtävien käsitteleminen säännöllisesti ehkäisee tilanteen, jossa kollegoiden on käytettävä tuoliasi inboxina!

Lapseni ovat nukkuneet suhteellisen säännöllisiä päiväunia, mutta koskaan ei tiedä kuinka kauan ne kestävät. Kun aikaa on vähän, haluaa todella päästä olennaisten tehtävien pariin ilman turhia viivytyksiä. Poikkeuksena on tietysti käsityöt ym. projektit, jotka vaativat tarvikkeiden esille ottoa. Silloin on kuitenkin paras pystyä pitämään muut poissa työsi kimpusta kun olet poissa (katso kohta 10).

2. Häiriöt ja keskeytykset vähenevät

Keskeytysten ja häiriöiden estäminen on olennainen osa tuloksellista työskentelyä. Mikäli työpöydälläsi on esineitä, jotka muistuttavat sinua tekemättömistä töistä, et pysty täysin keskittymään työn alla olevaan tehtävään. Siirtämällä ylimääräiset tavarat pois näköpiiristä (selkäsi taakse, laatikkoon, laukkuun) saat enemmän häiriötöntä aikaa. Toiset ihmiset ovat alttiimpia visuaalisille häiriöille kuin toiset. Joitakin häiritsevät enemmän äänet kuin muut ärsykkeet.

Avotoimistoissa käytetään erilaisia symboleja viestittämään keskittymistä tärkeään tehtävään. Eräässä toimistossa kumiankka työpyödällä merkitsee, että työntekijän keskeyttämistä tulisi välttää. Mitä selkeämmin sovittu symboli erottuu muille, sitä paremmin viesti menee perille.

Itse saatan piilottaa tavaroita kuten kännykän kannettavan tietokoneen näytön taakse piiloon. Kätevää!

3. Etsiminen vähenee

Kuinka paljon käytät aikaa tavaroiden, papereiden ja tiedostojen etsimiseen? Epäjärjestys on kavala aikasyöppö. Mitä vähemmän käytät aikaa esineiden jahtaamiseen, sitä enemmän sinulla on aikaa asioiden edistämiseen.

Tiedostojen hakutoiminnot ovat onneksi kehittyneet vuosien saatossa. Nimeäthän dokumenttisi ja kuvasi siten, että niiden löytäminen on helppoa tarvittaessa muillekin kuin sinulle?

4. Pysyt pidempään flow-tilassa

Huomaatko, kun olet flow-tilassa? Silloin olet uppoutuneena työhösi ja ajantaju katoaa. Keskittymisesi on syvää ja saat merkittäviä asioita aikaiseksi. Mikäli sinut keskeytetään flow-tilassa, et välttämättä pääse takaisin työn imuun. Keskeytyksestä toipumisen on tutkittu kestävän keskimäärin 25 minuuttia. Mikäli se on vältettävissä tarvittavien työkalujen nopealla löytämisellä, auttaa järjestyksen ylläpito flow-tilan jatkumiseen keskeytyksettä mahdollisimman pitkään.

Itse olen elementissäni, kun pääsen taulukomaan tietoa ja numeroita. Laskelmien tekeminen vaatii yleensä keskittymistä eikä se onnistu, jos muut asiat pyrkivät tietoisuuteeni samaan aikaan.

5. Aikaa säästämällä kiire vähenee

Kun säästät aikaa pitämällä työympäristösi järjestyksessä, kiireen tunne vähenee. Alituinen kiire lisää stressiä, joka on omiaan nakertamaan tehokkuutta. Myös todellinen kiire vähenee, kun lähtiessäsi toiseen paikkaan löydät helposti mukaan tarvitsemasi asiat.

Viimeksi tuskailin epäkäytännöllisen käsilaukkuni kanssa, jossa ei ole tarpeeksi taskuja erilaisille pikkutavaroille. Kassin pohjalta on turhauttavaa etsiä esimerkiksi kynää, joka on tietysti kaikkein alimmaisena.

6. Löydät tärkeät paperisi

Jos olet joskus hukannut tärkeän paperin, tiedät että sen etsiminen on turhauttavaa. Tuhlaat aikaasi, hermosi kiristyvät ja pahimmassa tapauksessa se tulee sinulle kalliiksi. Paperit kannattaa arkistoida säännöllisesti ja heittää myös vanhentuneet dokumentit pois. Skannerin voi helposti korvata kamerakännykällä, joka lähettää kuvat automaattisesti tietokoneellesi tai pilvipalveluun. Haalistuvista kuiteista kuvan ottaminen ei vie kuin muutaman sekunnin.

Ei ole kauaa siitä, kun mieheni etsi vanhoja työtodistuksiaan, jotka hänen piti lähettää palkanlaskentaan saadakseen ikälisän. Rahan arvoisia papereita nekin!

7. Hallinnan tunne lisääntyy

Kun sinulla on selkeä suunnitelma ja tehtävälista, voit keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan. Kun voit todeta asian toisensa jälkeen tulevan tehdyksi, itsevarmuutesi kasvaa. Mikäli työympäristösi on papereiden ja muiden tavaroiden vallassa, et huomaa edistystä. Se saattaa lannistaa, vaikka todellisuudessa hommat etenisivätkin.

Täytyy myös muistaa, että elämässä on paljon hallitsemattomia asioita. Keskittymällä asioihin, joihin voimme oikeasti vaikuttaa, opimme myös hyväksymään sellaiset, joiden murehtiminen ei edistää mitään hyvää. Kuten ystäväni totesi, Suomessa täytyy mennä rannalle kun aurinko paistaa. Kauppakeskukset ovat auki joka päivä.

8. Aivojesi kuormitus vähenee

Toiset ovat mestareita muistamaan missä kohtaa epäjärjestystä eli niin sanottua luovaa kaaosta kukin asia on. Kysy kuitenkin itseltäsi mihin haluat aivokapasiteettiasi käyttää. Muistamisesta kuomittuneilla aivoilla on vähemmän kaistaa käytettävissä muuhun aivotyöskentelyyn kuten luovuuteen ja ongelmanratkaisuun.

Taiteilijoille ja muille luoville ihmisille kaaos voi olla merkittävä osa identiteettiä. Kuinka järjestyksen lisääntyminen vaikuttaisi mielikuvaasi itsestäsi?

9. Muiden on helpompi auttaa sinua

Jos olet joskus tarvinnut toimistossa olevaa tietoa, kun olet itse kaukana, voit kuvitella kuinka vaikeaa on selittää toiselle ihmiselle mistä kaipaamasi asia löytyy. Jos joudut soittamaan kotiin tai kollegallesi ja pyytämään apua tiedon hankkimisessa, on kaikille helpompaa jos asiat ovat järjestyksessä ja löytyvät niiden oikeilta paikoilta. Muissakin yllättävissä tilanteissa, kuten äkillisissä sairauslomissa, hyvästä järjestyksestä on hyötyä.

Kotitöiden tasaisempaa jakautumista kaikkien perheenjäsenten kesken auttaa se, että tavarat löytyvät oikeilta paikoiltaan. Delegointi sekä säästää aikaasi että parantaa keskinäistä luottamusta ja viestintätaitoja.

10. Muut eivät pysty sotkemaan järjestystäsi

Mikä vähemmän tavaraa on esillä, sitä vaikeampi niitä on saada epäjärjestykseen. Erityisesti lapsista on mielenkiintoista tutkia kaikki mahdolliset asiat, laatikot ja purnukat. Mikäli toiset ihmiset etsivät usein tavaroita tai papereita pinoistasi, sitä helpommin ne joutuvat sinulle outoon järjestykseen ja joudut suorittamaan etsintöjä omalla maaperälläsi.

Kuinka monta kertaa olet löytänyt lasten piilottamia esineitä mitä ihmeellisimmistä paikoista? Meillä leikkidinosaurukset joutuvat milloin työsalkkuun, milloin kauppakassin pohjalle. Vitsit olisivat vähissä, jos kyseessä olisivat avaimet tai muut tärkeämmät esineet!

11. Säästät rahaa

Mikäli sinun on vaikea keskittyä työntekoon kotona, jossa tekemättömät kotityöt tuntuvat vaativan huomiotasi ja työpiste on epäjärjestyksessä, voit joutua maksamaan vuokraa työhuoneesta tai -pisteestä. On monia muitakin syitä vuokrata työtilaa, mutta jos ongelmanasi on keskittyminen, voin vakuuttaa että harjoitus tekee mestarin.

Itse työskentelen tällä hetkellä kotoa käsin ja keskeneräiset sekä tekemättömät kotityöt olivat minulle aikaisemmin suuri ongelma. Pikku hiljaa olen kuitenkin onnistunut muokkamaan asenteitani ja asettamaan työnteon eri aikalokeroon kotitöiden kanssa. Erityisesti hoitovapaani aikana annoin likaisten tiskien, ripustamista odottavien pyykkien ja keskellä olohuoneen lattiaa lojuvien lelujen odottaa suosiolla niin kauan kuin kuopukseni nukkui päiväunia. Vaikka kotitöiden tekeminen taaperon kanssa on haasteellista, se on kuitenkin helpompaa kuin tietokonehommien tekeminen lapsi sylissä.

12. Saat enemmän aikaiseksi

Uskon, että sinäkin voit saada enemmän aikaiseksi järjestyksessä olevassa työympäristössä. Raivaaminen, järjestäminen ja uusien tapojen opettelu vaatii aikaa ja kärsivällisyyttä. Aloittaa voi ihan pienistä haasteista ja antaa niiden lisätä uskoa onnistumiseen. Mitä nopeampi ja kestävämpiä tuloksia haluat, sitä suuremmalla syyllä sinun kannattaa ottaa yhteyttä lähimpään ammattijärjestäjään ja pyytää lisää neuvoja.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *