Työskentele älykkäämmin: 26 (+14) tapaa lisätä työn tuottavuutta

Haluaisitko lisätä työsi tehokkuutta selättämällä viivyttelyn, parantamalla keskittymiskykyäsi ja luomalla uusia työtapoja?

Jos vastasit kyllä edellä mainittuihin kysymyksiin, tämä artikkeli on juuri sinua varten!

Sovella siis tekstissä olevat vinkit joko sellaisinaan tai kehitä niistä omat variaatiosi. Tärkeintä kuitenkin on, että tartut rivakasti toimeen.

Olen jakanut artikkelissa olevat vinkit neljään kategoriaan:

  • ​Keskittyminen
  • Tavat
  • Vetkuttelu
  • Työkalut

Voit joissain tilanteissa olla jopa eri mieltä kanssani siitä, sopiiko jokin vinkki määrätyn alaotsikon alle. Olen kuitenkin käyttänyt ”taiteellista vapautta” tehdessäni luokittelua. Olen myös testannut vinkkejä itse ja huomannut ne toimiviksi näissä määrätyissä asiayhteyksissä.

Muista vielä bonus-sisältö, jonka olen luonut sinulle! Se on käytännössä PDF-tiedosto, joka sisältää 14 lisävinkkiä työtehokkuuden parantamiseksi.

Mutta pitemmittä puheitta, aloitetaanpa vinkistä numero 1.

Keskittyminen

1. Käytä ajastinta

Olen huomannut, että ajastin yksi parhaista tavoista parantaa tuottavuuttani työskennellessäni tietokoneella.

Ajastimen avulla voin luoda “pienois-aikarajoja” ja ne auttavat minua keskittymään työhöni huomattavasti tehokkaammin.

Työskentelen pääsääntöisesti 50 minuutin aikajaksoissa. Työskentelysession aluksi laitan siis ajastimen päälle ja teen töitä yhden jakson verran. Sitten pidän pienen tauon ja asetan ajastimeen uuden 50 minuutin aikajakson.

Vaikka edellämainittu työskentelytapa muistuttaakin hieman Pomodoro-tekniikkaa, tykkään työskennellä hieman pidemmissä jaksoissa. Tärkeintä onkin siis testata sopivia aikajaksoja ja löytää itselleen mieleisin.

2. Pidä työlistaa

Seuraava vinkki työn tehostamiseksi on suunnitella päivänsä etukäteen työlistan avulla.

Vaikka jotkut tykkäävätkin pitää paperista työlistaa, käytän itse teknologiaa hyväkseni.

Työlistan suunnittelun ei tarvitse käyttää tuntikausia aikaa. Kaikki mitä tarvitaan on 15 minuutin aikajakso, esimerkiksi illalla ennen nukkumaanmenoa tai työpäivän päätteeksi.

Kirjoita tuona aikana vähintään kaksi tai kolme tehtävää jotka haluaisit saada aikaiseksi seuraavana päivänä. Tämän jälkeen – ja jos aikataulu sallii – lisää myös muutama pienempikin tehtävä listallesi.

Näin työlistasi koostuu tehtävistä, jotka vievät sinua eteenpäin jokaisella tasolla – niin projekteissa kuin pienemmissä asioissakin.

Työlista antaa sinulle hyvän rungon seuraavaa päivää varten. Sen sijaan että haahuilisit työpäiväsi läpi, anna sille selkeä suunta, keskitymällä pääsääntöisesti listalla oleviin tehtäviin.

3. Mitkä ovat 20%:n tehtäviäsi?

Tiedätkö, mitkä ovat kaikkein tärkeimpiä tehtäviä, joihin sinun kannattaisi keskittyä? Itse kutsun tällaisia tehtäviä 20%:n tehtäviksi.

Keksimäni termi tulee 80/20 -säännöstä, jonka mukaan 80 prosenttia tuloksista tulee keskittymällä 20:een prosenttiin asioista. Toisin sanoen, nämä 20%:n tehtävät ovat juuri niitä asioita, jotka vievät projektiasi eteenpäin ja jotka auttavat sinua saavuttamaan tavoitteitasi nopeammin.

Valitse 20%:n tehtävät siinä vaiheessa kun suunnittelet päivittäistä työlistaasi ja anna tällaisille tehtäville korkeampi prioriteetti.

4. “Sammakot” ovat mukavia (kun saat ne tehtyä)

Tässä asiayhteydessä “sammakot” ovat tehtäviä, joiden tekemistä tulet hyvin todennäköisesti lykkäämään. Mutta jos näin on, miksi et sitten pyrkisi tekemään tällaisia tehtäviä mahdollisimman nopeasti pois alta?

Kun saat hankalan/hankalimmat tehtävän/tehtävät tehdyksi, voit keskittyä täysillä muihin asioihin. Varsinkin jos tällaisen “sammakkotehtävän” saa pois työlistalta heti työpäivän aluksi, tuntuu loppupäivä paljon kevyemmältä.

5. Kieltäytyminen ei ole rumaa

Liian usein emme osaa kieltäytyä meille esitetyistä pyynnöistä.

Kannattaa muistaa, että sinulla on yhtälailla oikeus kieltäytyä pyynnöstä kuin mitä toisella on oikeus sitä esittää (toisaalta, hätätilanteissa auttamisen pitäisi olla luonnollisesti itsestäänselvyys).

Arvioi pyyntö ja sano “ei” jämäkästi mutta kohteliaasti, jos pyyntö ei istu aikatauluusi.

6. Tunnista tehtävät, jotka vaativat vähemmän keskittymistä

Uskoisitko, että jotkut tehtävät ovat vähemmän häiriöherkkiä kuin toiset?

Esimerkiksi blogikommenttien moderointi, yksinkertaisten vastausten kirjoittaminen sähköpostiviesteihin tai ylipäätään kaikki sellainen, joka ei vaadi täyttä keskittymistä, onnistuvat vaikka ympärillä olisikin hälyä.

Aiemmassa kodissamme minulla ei ollut aina mahdollisutta tehdä työtä työhuoneessani. Tällaisissa tapauksissa tein työtä keittiön pöydän ääressä ja joskus televisio saattoi olla auki taustalla tai poikani leikki vieressäni.

Jopa tällaisissa olosuhteissa pystyin tekemään määrättyjä tehtäviä – ilman täyttä keskittymistä.

Hyödynnä tätä vinkkiä työlistaasi suunnitellessasi. Jotkut tehtävät on tehtävä keskittyneesti, mutta jotkin toiset tehtävät onnistuvat silloinkin, kun hälyä on ympärillä.

7. Keskity yhteen tehtävään kerrallaan

Pyri työskentelemään tehtävä kerrallaan ja vasta tämän jälkeen siirry seuraavaan tehtävään.

Jotta tämä onnistuisi menestyksekkäästi, hyödynnä seuraavia vinkkejä:

  • Pilko projekti/tehtävä pienempiin osiin
  • Luo suunnitelma tehtävän suorittamiseksi (ns. Super Wednesday Method)
  • Käytä tarvittaessa ajastinta
  • Sulje/vaimenna kaikki ulkoiset häiriötekijät (sähköposti, pikaviestimet, puhelin)
  • Varaa aikalohko kalenterissasi vain kyseistä tehtävää varten
  • Pidä pieniä taukoja ja nouse ylös tuolistasi
  • Ole tavoittamattomissa
  • Käytä esimerkiksi palvelua nimeltä [email protected], jotta pääset flow-tilaan mahdollisimman nopeasti

Tällaisen työskentelytavan etuna on myös suurempi todennäköisyys saada asiat kerralla kuntoon, ilman että sinun tarvitsee palata jälkikäteen korjaamaan jo tehtyä.

8. Määrittele oikeat odotusarvot

Kerro muille, miten teet työtäsi.

Voit esimerkiksi tehdä seuraavaa:

  • Kertoa, miten usein/miten nopeasti vastaat sähköposteihisi
  • Milloin soitat puheluita ja soitat takaisin sinulle soitettuihin puheluihin
  • Miten usein julkaiset sisältöä blogissasi
  • Milloin olet tavoitettavissa Skypen kautta
  • Milloin työskentelet ja milloin olet perheesi käytettävissä (jos työskentelet kotona)

Kun toiset tietävät periaatteesi, he eivät odota sinun tekevän sellaista jota et aio tehdä.

Näin myös ristiriitojen määrä vähenee, koska kaikki ovat tietoisia työskentelytavoistasi.

9. Ota kaikki ideat talteen (ns. Häiriölista)

Melko usein työmme kesketyy myös ideoiden, ajatusten ja tehtävien takia, jotka juolahtavat mieleemme kesken työskentelyn.

Jotta voisit estää tällaisten ajatusten viemistä sinua pois tärkeistä tehtävistä, tallenna kaikki erityiseen häiriölistaan. Tämä on kaikessa yksinkertaisuudessaan paperi, johon kirjoitat kaikki työskentelyn aikana mieleen juolahtaneet asiat.

Kun työpäiväsi on päätöksessä, prosessoi lista ja joko:

  • A) Hoida asia/asiat pois alta saman tien
  • B) Ajasta asia tehtävälistaasi
  • C) Hylkää ajatus

Joskus idea ei enää tunnukaan järkevältä, kun aikaa on kulunut asian ylöskirjaamisesta. Jos idea on oikeasti hyvä, se tulee mieleesi kyllä uudelleen.

Tavat

10. Juo vettä

WebMD:n artikkelin mukaan, veden juomisella on monia terveysvaikutuksia.

Tutkimukset ovat myös todistaneet veden juomisen tuottavuusvaikutuksista.

Esimerkiksi Itä-Lontoon Yliopiston tutkimuksessa veden juonnin havaittiin lisäävän aivojen suorituskykyä 14 prosenttia.

Joten lopeta siis jatkuva kahvinjuonti ja juo sen sijaan enemmän vettä. Kroppasi ja mielesi kiittävät sinua tästä.

11. Kopioi muiden työskentelytapoja

Oletetaan, että raportin kirjoittaminen kuluttaa tunnin aikaasi. Samanaikaisesti kollegasi tekee samaisen raportin 30:ssä minuutissa.

Miksi et siis selvittäsi miten hän onnistuu tehtävän tekemisessä puolessa ajassa?

Voitte jatkossa jopa vertailla muistiinpanoja miettien sitä, miten toinen tekee tehtäviänsä ja voisitteko soveltaa toisienne työskentelytapoja omissa töissänne.

12. Kysy kysyksiä

Älä jää jumiin ongelmiesi kanssa.

Kysy kysymyksiä, jotta löydät niihin ratkaisuja.

Kun esimerkiksi opettelen jotain uutta asiaa mutta en kunnolla ymmärrä sitä, kysyn seuraavia kysymyksiä:

  • Miksi
  • Miten?
  • Mitä?
  • Voitko näyttää/kertoa esimerkin?

Kysymällä pääset nopeammin umpisolmujen ohi.

13. Lopeta tehtävän tekeminen – ja palaa sitten takaisin

Joskus “törmään seinään” tehtävässäni ja sen eteenpäin vieminen on hankalaa. Vaikka kuinka yritän löytää ratkaisua, hakkaan vain tarpeettomasti päätäni seinään.

Paras tapa ratkaista tällainen tilanne (sen lisäksi että pyydät apua muilta) on lopettaa tehtävän tekeminen väliaikaisesti, tehdä hetki jotain täysin toisentyyppistä asiaa ja palata sitten takaisin alkuperäisen tehtävän ääreen.

Esimerkiksi liikunta on hyvä tapa aikaansaada ratkaisumalleja mielessä pyörivään asiaan. Vaikka et aktiivisesti työskentelisikään asian kanssa, tekee alitajunta töitä taustalla, tarjoten ratkaisuja kun sitä viimeksi odotat.

14. Herää aikaisemmin

Jos olet seurannut tuottavuusblogeja tai lukenut aihepiiriin liittyvää kirjallisuutta, olet luultavasti myös tietoinen aikaisesta heräämisestä ja sen hyödyistä (saat enemmän asioita aikaiseksi, sinulla on enemmän aikaa itsellesi …).

Jos päätät alkaa heräämään aikaisemmin, sinun kannattaa keskittyä kolmeen tärkeään seikkaan:

  • A) Kuinka paljon unta tarvitset?
  • B) Milloin sinun pitää mennä nukkumaan?
  • C) Mitä teet lisääntyneellä vapaa-ajallasi?

Ensimmäisessä kohdassa pyrit löytämään sinulle tarvittavan unimäärän. Esimerkiksi itse olen juuri selvittämässä tarvitsemaani uniaikaa heräämällä ilman herätyskelloa ja kirjaamalla samalla uneen liittyviä ominaisuuksia Google Spreadsheet -taulukkoon.

Testin jälkeen on helpompi ymmärtää sopiva nukkumaanmenoaika ja muuttaa iltarutiineita sen mukaisesti.

Vaikka tietäisitkin itsellesi sopivan unen määrän ja pystyisit säätämään nukkumaanmenoaikasi sopivaksi, ei tämä vielä riitä. Nimittäin, jos heräät aikaisemmin, mutta et tiedä miksi näin teet, voi aikainen herätys tuntua perusteettomalta.

Näinpä kannattaa miettiä jo etukäteen, miksi haluat herätä aiemmin. Haluatko kenties joustavamman aamun ja mennä töihin jo aikaisemmin? Haluatko lukea? Vai haluatko kenties alkaa käymään kuntosalilla aamuisin?

Kun tiedät vastauksen kysymykseen “miksi”, on sinun helpompi perustella aikaisempi herääminen itsellesi.

15. Tallenna viimeisin työtilanne ennen lomalle lähtöä

Aina silloin tällöin on hyvä päästä irti työstä ja lomailla hieman. Mutta tiedätkö tarkalleen ne tehtävät, joihin sinun pitää keskittyä lomasi jälkeen?

Esimerkiksi muutama vuosi sitten olin kesälomalla ja palasin normaalisti takaisin töihin. Olin kuitenkin nollannut työasiat niin hyvin mielestäni, että en muistanut ollenkaan niitä tehtäviä, joita minun piti jatkaa lomani jälkeen.

Lopulta sain selvitettyä tilanteen ennen lomalle lähtöä, mutta tähän kului melko paljon aikaa. Jotta moinen ei enää toistuisti, aloin tallentamaan työtilanteeni ennen lomalle lähtöä.

Käytännössä loin siis dokumentin tietokoneeni työpöydälleni, johon oli listattu viimeisimmät työtehtävät ja esimerkiksi sähköpostikirjeenvaihto tehtäviini liittyen.

Näin sain yhdellä silmäyksellä käsityksen niistä tehtävistä, joita minun piti jatkaa lomani jällkeen.

Vetkuttelu

16. Ole tilivelvollinen muita kohtaan

On täysin eri asia luvata asia tehdyksi jollekulle (pomosi, kollegasi, projektin jäsenet …) kuin tehdä samainen lupaus vain omassa mielessäsi.

Kun pidät itsesi tilivelvollisena muita kohtaan, on sinulla enemmän painetta saada tehtävä tehdyksi ajallaan.

On todella helppo lykätä itsensä kanssa sovittuja aikarajoja. Kun teet asiasta julkisen, on tämä moninverroin vaikeampaa.

17. Tiedä vastaus kysymykseen “miksi”

Tiedätkö miksi jokin tehtävä on työlistallasi? Tai ylipäätään, miksi teet juuri kyseistä tehtävää?

Vastaamalla kysymykseen “miksi” pystyt paljastamaan tehtävän todellisen “motivaation”.

Toisaalta, jos et osaa vastata tähän kysymykseen, voit kyseenalaistaa koko tehtävän olemassaolon.

Ole siis kriittinen listalla olevia tehtäviä kohtaan ja ota tarvittaessa tehtävä pois listaltasi.

18. Suunnittele viikkosi etukäteen

Käytä sunnuntaisin 15-30 minuuttia tärkeimpien viikkotavoitteiden miettimiseen. Näin tiedät tarkalleen ne tehtävät, joihin sinun tulee keskittyä seuraavan työviikon aikana. Tässä muuten mielenkiintoinen markkinointisuunnitelma malli.

Kun olet määritellyt tällaiset tavoitteet, varmista myös, että ne löytyvät priorisoituina tehtävälistaltasi.

19. Puhelin on ystäväsi

Liian usein lähetämme sähköpostin jollekulle, kun haluamme sopia asioista tai viedä niitä eteenpäin. Toki sähköpostillekin on paikkansa, mutta useimmiten asiat etenevät nopeammin, kun tartut luuriin ja soitat henkilölle suoraan.

Varsinkin jos projektisi on jäissä siksi, että odotat jonkin henkilön sähköpostivastausta, soita puhelu kyseiselle henkilölle asian nopeuttamiseksi.

20. Älä anna asioiden eskaloitua

Pidä huolta, että keskityt myös matalamman prioriteetin asioihin.

Jos esimerkiksi ajat autoa ja kuulet kummallista ääntä moottorista, voit luonnollisesti ohittaa asian olankohautuksella (hei, autohan kulkee ihan normaalisti!). Lopulta voi kuitenkin käydä kuitenkin niin, että moottori hajoaa juuri silloin, kun sitä viimeksi toivot.

Liian usein suhtaudumme pieniin asioihin ylimalkaisesti. Mutta vaikka jokin asia saattaa alkaa pienenä, voi se myöhemmin eskaloitua jopa kriittiselle tasolle.

Huomioi siis pienetkin asiat ja hoida niitä eteenpäin heti kuin mahdollista. Näin pystyt nukkumaan yösi rauhallisesti, sillä “hirviö on tapettu sen ollessa vielä pieni”.

21. Käytä tarkistuslistoja

Kun teet toistuvia tehtäviä ja haluat saada aina saman lopputuloksen, käytä aikaa tarkistuslistan luomiseen tehtävän vaiheiden pohjalta.

Näin tehtävän tekeminen helpottuu jatkossa ja saat aikaan pääsääntöisesti saman lopputuloksen. Tämän lisäksi kyseisen tehtävän voi jatkossa delegoida ulkopuoliselle, sillä tarvittavat ohjeet ovat jo olemassa.

Työkalut

22. Osallistu palavereihin virtuaalisesti

Vaikka yleisesti ottaen kokousten tarkoitus onkin hyvä, ovat ne joskus pelkkää ajan haaskausta. Varsinkin jos palaveri vaatii matkustamista, kannattaa kyseenalaistaa onko siihen tarkoituksenmukaista osallistua fyysisesti.

Jos fyysistä läsnäoloa ei vaadita, tutki mahdollisuutta osallistua palavereihin virtuaalisesti. Tämä säästää aikaasi ja rahaasi (ja hermojasikin).

23. Opettele yleisimmät näppäinkomennot

Aiemmin kontrolloin tietokonettani hiiren avustuksella, kunnes opin hyödyntämään näppäinkomentoja. Näin oma tietokoneen käyttöni nopeutui ja sovellusten käyttö tuli helpommaksi.

Jos todella haluat ottaa näppäimet hyvään käyttöön, asenna ohjelma nimeltä Alfred (Macille). Sen avulla ohjelmia (ja tietokonettakin yleisesti) voi kontrolloida kätevästi näppäimistön avulla.

25. Käytä salasanatyökaluja

Mitä luultavammin käytät jokapäiväisessä työssäsi palveluita, jotka vaativat tunnistautumisen. Koska tällaisia palveluja saattaa olla käytössä paljonkin, on tunnusten muistaminen on työlästä, ellei jopa mahdotonta.

Yksi tapa ratkaista ongelma on käyttää työkalua, jolla käyttäjätunnusten hallinta onnistuu helposti. Tällaisen työkalun avulla onnistuu esimerkiksi käyttäjätunnusten automaattisyöttö lomakekenttiin, kun olet kirjautumassa sisään verkkopalveluun.

Työkalu jota itse käytän käyttäjätunnusten hallintaan on LastPass.

26. Tee odottamisesta tuottavaa

Aina silloin tällöin joudumme hoitamaan asioita työpaikan ulkopuolella.

Maksimoidaksesi tämän ajan, hyödynnä seuraavia vinkkejä:

  • Pidä kirjaa tai sähkökirjan lukulaitetta (esim. Kindle) mukanasi
  • Pidä kynää ja paperia mukanasi ideoiden ja muiden asioiden tallentamiseen
  • Jos omistat MP3-soittimen, lataa siihen mielenkiintoisia podcast-lähetyksiä ja kuuntele niitä odottaessasi
  • Voit ottaa myös läppärin tai tabletin mukaasi, jos tuntuu siltä, että odotusaika venyy pidemmäksi

Jos mahdollista, pyri myös hoitamaan asiasi ruuhka-aikojen ulkopuolella, sillä tämä vähentää odottamisen tarvetta.

27. Pyri Välilehti 0:n

Inbox 0 tarkoitaa sähköpostin tyhjää Saapuneet-näkymää ja siihen pääseminen päivittäin onkin hyvä tavoite.

Saapuneet-näkymä ei kuitenkaan ole ainoa paikka, joka kannattaa pitää puhtaana. Oletko huomannut, että myös selaimesi täyttyy melko usein lukuisista avoimista välilehdistä?

Tämä ei pelkästään hidasta selaintasi (huomasin tämän erityisesti Windows-koneella), mutta se tekee siitä myös vähemmän hallittavan.

Yksi ratkaisu tähän ongelmaan on One Tab -laajennus Chrome-selaimeen. Se sulkee kaikki paitsi yhden avoimen välilehden, kooten siihen linkit avoimina olleisiin web-osoitteisiin.

Jos pidät useampia välilehtiä auki, ymmärrä myös …

1. Avoimen välilehden tarkoitus:

  • ​Onko se auki, koska teet tutkimusta työhösi liittyen?
  • Onko se auki, koska haluat lukea avoinna olevan sivun myöhemmin?
  • Onko se auki, koska se sisältää ohjeet jonkin tehtävän tekemiseksi?
  • Onko se auki, koska haluat helpon pääsyn verkkokoulutusresurssiin joskus myöhemmin?

2. Riippuen vastauksesta, luo ajastettu tehtävä edellämainitusta työlistaasi ja sulje välilehti.

Yritä prosessoida kaikki välilehdet päivän päätteeksi, jotta seuraava työpäivä alkaa selaimen osalta puhtaalta pöydältä.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *