Kuusi tapaa, jotka tekevät sinusta työpäivän mestarin

Asenne, liikunta, ravinto ja uni ovat henkilökohtaisen tuottavuuden kulmakivet. Oletaan siis, että nämä osa-alueet ovat kunnossa ja olet valmiina ottamaan päivän haasteet voittajana vastaan.

Mutta kysymys kuuluukin, mitä tämän jälkeen? Mitä tarvitsee oikeasti tehdä, jotta selviät työpäivästä voittajana?

Jotta saat työpäivästäsi energisemmän ja tuottavamman, tsekkaa seuraavat kuusi vinkkiä.

1. Opi lisää unestasi

Uni on henkilökohtaisen tuottavuuden kulmakiviä. Kuinka moni silti tietää paljonko unta tarvitaan, jotta päivä voisi olla tehokas ja energinen?

Usein on todettu, että ihmiset tarvitsevat kahdeksan tuntia unta toimiakseen tehokkaasti, mutta tämä on vain myytti. Jopa “fakta”, että tuo kahdeksan tuntia pitäisi nukkua yhteen menoon, on oman keskustelun paikka.

Ymmärtääksesi paljonko unta tarvitset, voit kokeilla samaa kuin minä muutama kuukausi sitten. Koska halusin itsekin selvittää tämän asian, heräsin kuukauden ajan ilman herätyskelloa.

Pidin tämän lisäksi myös unilokia, johon tallensin nukkumaanmenoajan, heräämisajan ja minkälaisia tuntemuksia minulle herätessä oli.

Analysoimalla unilokia pystyin ymmärtämään riittävän unen määrän ja osaan nyt suunnitella paremmin ilta- ja aamuohjelmani tämän tiedon perusteella.

Sinulla ei ehkä ole mahdollisuutta herätä seuraavaa kuukautta ilman herätyskelloa. Voit silti kokeilla tätä samaa lyhyemmällä aikajaksolla (esimerkiksi lomalla, seuraavan viikon ajan).

Jos tuntuu siltä, että herääminen venyy liian pitkälle, voit laittaa varmistukseksi herätyskellon soimaan johonkin ajankohtaan.

2. Suunnittele päiväsi

Nyt kun tiedät optimaalisen unen määrän, tiedätkö oikeasti ne asiat, joihin työpäivässäsi keskittyä? Jos et, pieni päivittäinen suunnitteluhetki on paikallaan.

Jos et aiemmin ole tehnyt päiväsuunnitelmaa (eli työlistaa), aloita tämä tapa mahdollisimman yksinkertaisesti: valitse kolme tärkeää tehtävää, jotka haluat saavuttaa seuraavana päivänä. Valitse tämän lisäksi tehtävälistaan myös muutama pienempi tehtävä, jotta edistyt päivittäin monella tasolla.

Koeta saada tärkeät tehtävät tehtyä ja priorisoi ne työlistasi kärkeen.

Esimerkiksi oma tavoitteeni (maanantai – lauantai) on kirjoittaa 1000 – 2000 sanaa englanniksi (riippuen viikonpäivästä). Pidän huolen, että aloitan tällä tehtävällä heti päivän aluksi, ja siirryn vasta sitten muihin tehtäviin, kun määritelty sanamäärä on saavutettu.

Tekemällä tärkeät tehtävät ensiksi, saavutat mielenrauhan, koska tärkein on tehty. Käytä siis 10-15 minuuttia esimerkiksi työpäivän lopuksi seuraavan päivän suunnitteluun. Näin sinulla on suunnitelma seuraavalle päivälle ja tiedän mihin asioihin keskittyä.

3. Tiedä tehokkaimmat tuntisi

Vaikka riittävä uni tai päivän suunnitteleminen ovatkin tärkeitä asioita, kannattaa olla selvillä myös niistä tunneista, jolloin suorituskykysi parhaimmillaan. Kun tiedät tämän, pystyt siirtämään tärkeät tehtävät näihin korkean suorituskyvyn ajankohtiin.

Tästä aiheesta on käyty paljon keskustelua mutta mielestäni Sam Carpenter kirjassaan Work The System määrittää asian parhaiten.

Hän puhuu korkean suorituskyvyn tunneista termeillä BPT (Biological Prime Time) ja MPT (Mechanical Prime Time).

Ensimmäisen kohdalla kyse on niistä tunneista joissa olemme tehokkaimmillamme (tämä riippuu ihmisestä), kun taas jälkimmäinen tarkoittaa kaikkein tärkeimpiä tehtäviä, jotka auttavat sinua saavuttamaan vapauden ja määrittämäsi tavoitteet.

Carpenterin mukaan BPT:n määrittäminen onnistuu parhaiten:

  • Eliminoimalla muunmuassa kahvin ja alkoholin sekä muiden mieleen vaikuttavien (voimistavat/rauhoittavat) aineiden käytön
  • Omaksumalla oikean unirytmin eli esimerkiksi nukahtamalla luonnollisesti ja heräämällä ilman herätyskelloa
  • Pitämällä jatkuvasti kirjaa energiatasostasi (kynä/paperi -yhdistelmäkin toimii tässä) ja analysoimalla, miten voit mihinkin aikaan päivästä

Kun tiedät tehokkaimmat tuntisi, on sinun tehtäväsi suojella niitä mahdollisimman hyvin, jotta potentiaaliset häiriötekijät eivät estä tuolloin tärkeimpien tehtävien (MPT) tekemistä.

Jos haluat oppia lisää aiheesta, tsekkaa Chris Baileyn tuottavuustesti tähän liittyen. Hän kertoo yksityiskohtaisesti, kuinka hän selvitti BPT:n omalla kohdallaan.

4. Blokkaa häiriötekijät

Kuten jo edellisessä kohdassa mainittiinkin, on tehtäväsi suojella tuottavimpia tuntejasi mahdollisimma hyvin.

Mutta miten tämä tehdään käytännössä? Mieti seuraavia vaihtoehtoja:

  • Jos mahdollista, herää kaikin aikaisin aamulla. Näin saat työsi tehdyksi rauhassa ennen kuin muu perheesi herää.
  • Vähennä ulkoisten häiriöiden määrää. Tämä tarkoittaa esimerkiksi blokkaamalla sähköpostin, puhelimen ja pikaviestimet työnteon ajaksi. Jos teet normaalia päivätyötä avokonttorissa, pyri selvittämään mahdollisuudet etätyön tekemiseen. Jos sinun pitää tehdä työtä omassa työpisteessäsi, laita selkeästi näkyville lappu “Älä häiritse”, silloin kun haluat tehdä työtä ilman työkavereiden keskeytyksiä.
  • Ajasta kommunikaatiovälineiden käyttö (sähköposti/puhelin/pikaviestimet)
  • Valitse oikea paikka työn tekemiseen. Riippuen työtehtävästä, se voi olla joko kotona, kahvilassa, kirjastossa tai jopa ulkona puistossa, jos sää sallii.
  • Jos tunnet olosi väsyneeksi etkä pysty keskittymään työhösi, ota voimanokoset.
  • Jos “sisäinen hälinä” tekee työn tekemisesi haastavan, pidä häiriölistaa (paperiarkki työpöydälläsi), johon tallennat päässä risteilevät ajatukset ja jotka sitten prosessoit päivän päätteeksi
  • Kuuntele musiikkia mutta vältä laulettua musiikkia. Itselläni kyseinen musiikkityyli vie huomioni liikaa sanoihin.

5. Työskentele aikalohkoissa

Tehdäksesi työtäsi mahdollisimman tehokkaasti, yritä työskennellä aikalohkoissa.

Jotkut ihmiset tykkäävät työskennellä käyttäen Pomodoro -tekniikkaa (työskentely 25:n minuutin pätkissä, sitten pikainen tauko), kun taas jotkut – mukaanlukien allekirjoittanut – pidemmissä jaksoissa.

Tehdäksesti aikalohkoista vieläkin tehokkaampia, on tärkeää pitää säännöllisiä taukoja. Tutkimukset osoittavat, että tauot ovat tärkeä tapa suorituskyvyn lisäämiseen työtilanteissa.

Hyvä tapa pitää taukoja on esimerkiksi kävellä hieman, nauttia terveellistä välipalaa tai vaikkapa vain hengittää raitista ulkoilmaa. Työymäristössä kahvitauot ovat myös mainio tapa irrottautua työtehtävistä hetkeksi.

6. Arvioi päiväsi

Tämä yksinkertainen tapa auttaa sinua ymmärtämään mikä päivässä sujui hyvin ja mikä ei.

Käy läpi toteutumattomat tehtävät ja mieti, miksi et saanut niitä aikaiseksi. Voit myös miettiä myös sitä, miksi jonkin tehtävän tekeminen onnistui niin helposti.

Näitä tietoja voit käyttää jatkossa päiviesi suunnittelussa ja pystyt tekemään näin päivistäsi entistäkin tehokkaamman.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *