Tartu Rivakasti Toimeen! (TRT!) – 14 oleellista askelta, joilla teet päivästäsi tehokkaamman!

Taisteletko loputtoman työlistan kanssa? Kärsitkö jatkuvista häiriöistä silloin kun olet verkkoon kytkeytyneenä? Haluaisitko pikaisesti edistyä projekteissa, jotka valmistuessaan auttaisivat sinua saavuttamaan tavoitteesi?

Jos vastasit “kyllä” mihin tahansa edellä olevista kysymyksistä, on minulla sinulle hyviä uutisia!

Tässä kirjoituksessa esittelen nimittäin yksinkertaisen järjestelmän, jonka avulla saat nopeammin tuloksia aikaan eri elämänalueilla ja jonka avulla pääset lähemmäksi tavoitteitasi.

Kutsutaan tätä pientä järjestelmää nimellä …

Tartu Rivakasti Toimeen! (TRT!)

Seuraavassa ovat ne askeleet, jotka helpottavat toimeen tarttumista jokapäiväisessä elämässäsi:

1. Tiedä vastauksesi kysymykseen “miksi”

Sinun täytyy aina tietää vastaus kysymykseen “miksi”, koska sen perusteella on helpompi todeta, onko jonkin tehtävän tekeminen välttämätöntä vaiko ei.

Siinä vaiheessa kun käyt seuraavan tehtävän kimppuun, valitse seuraavista vaihtoehdoista sopivin:

  1. Kyllä, tehtävä täytyy suorittaa -> Hoida homma pois alta mahdollisimman nopeasti
  2. Tehtävää ei tarvitse suorittaa ja itseasiassa, en edes tiedä miksi minun pitäisi se hoitaa -> Jätä tehtävä huomioimatta
  3. Kyllä, tehtävä täytyy suorittaa, mutta en halua tehdä sitä itse -> Ulkoista tehtävä
  4. Kyllä, tehtävä täytyy suorittaa, mutta en halua tehdä sitä itse mutta en myöskään pysty ulkoistamaan sitä -> Tässä tilanteessa vaihtoehtosi on hoitaa homma pois alta (sori, muita vaihtoehtoja ei ole)

2. Haali ja kerää

Varmista, että tallennat joka ikisen idean, ajatuksen ja tehtävän joka juolahtaa mieleesi, jotka tulevat esiin keskusteluissa muiden kanssa, jotka saat sähköpostitse tai jotka ilmenevät jossain muussa yhteydessä.

Tarkemmin sanottuna …​

  • Kirjaa ajatukset ja ideat paperille tai dokumentiin, kun teet työskentelet. Pidä häiriölistaa tallentaaksesi ajatuksesi.
  • Tarkista sähköpostisi kaksi-kolme kertaa päivässä ja pura sanomiin sisältyvät tehtävät joko häiriölistaan tai työlistallesi
  • Ole tarkkaavainen, kun keskustelet muiden ihmisten kanssa. Kirjoita ylös mahdolliset tehtävät (esim. matkapuhelimeesi), jotka ilmenevät keskusteluiden yhteydessä.
  • Prosessoi kaikki merkinnät (dokumentit, kalenterit, häiriölista, puhelin) pari kertaa päivässä. Yritä hoitaa pienet asiat saman tien pois alta. Jos tämä ei ole mahdollista, etsi sopiva ajankohta kalenterista, jolloin hoidat pienet asiat kerralla pois päiväjärjestyksestä.

3. Suunnittele ja ajasta

Käy läpi kohdan kaksi sisältämät syötteet ja luo niiden pohjalta tehtävälista seuraavalle päivälle. Jos tehtävien suorittaminen seuraavana päivänä ei ole mahdollista, aikatauluta ne myöhempään ajankohtaan.

4. Sitoudu tehtäviisi

Jos teit kertomani testin kohdassa 1 ja tulit johtopäätökseen, että sinun täytyy tehdä jokin määrätty tehtävä, sitoudu myös hoitamaan se.Joskus tehtävä – näytti se sitten miten yksinkertaiselta tahansa – saattaa sisältää osuuksia joita et haluakaan tehdä. Tässä tapauksessa tehtävän valmistuminen saattaa lykkäytyä.

Esimerkiksi viime vuonna saunamme lasiovi räjähti  ja tämä aiheutti minulle selvittely- ja paperityötä vakuutusyhtiöni kanssa.

Jotta saimme korvaukset vakuutusyhtiöstä ja uuden oven paikalleen, oli asiat vain hoidettava sitoutuneesti loppuun asti.

5. Tee asia kerralla loppuun

Tämä asia liittyy kohtaan neljä ja opin tämäkin arvokkaan opetuksen saunan oven räjähdyksen yhteydessä.

Mitä pidempään viivyttelet ja lykkäät tehtävän viimeistelyä, sitä suuremmalla todennäköisyydellä ns. Zeigarnik-ilmiö ilmenee. Ja tämän seurauksena tekemätön tehtävä muistuttaa olemassaolostaan niin kauan kun se on tekemättä.Sen sijaan että vain ajattelisit tekemätöntä tehtävää, tartu rivakasti toimeen ja viimeistele se, jotta voit siirtyä muiden tehtävien pariin. Älä siis käytä henkistä kapasiteettia miettimällä jotain, jonka voisi hoitaa saman tien pois alta.​

6. Älä tee puolivalmista

Kun päätät tarttua rivakasti toimeen, suhtaudu tehtävään sen edellyttämällä vakavuudella. Suorita tehtävä loppuun siten, että voit olla ylpeä lopputuloksesta ja jotta sinun ei tarvitse palata siihen myöhemmin uudestaan.

Vaikkakin täydellisyyden tavoittelu on yliarvostettua, ei se saa olla tekosyy heikkolaatuiselle lopputulokselle.

Luo tarkistuslista niistä kriteereistä, joiden täytyy täyttyä, ennen kuin voit sanoa tehtävän tehdyksi. Siinä vaiheessa kun määritellyt kriteerit täyttyvät, voit olla itseesi tyytyväinen ja siirtyä seuraavan tehtävän suorittamiseen.

7. Tee tilaa tärkeille asioille

Näe ne tärkeät projektit, jotka vievät sinua eteenpäin elämässäsi. Kunnioita niitä antamalla niille suurimman osan ajastasi ja tekemällä niistä VIP-tason asioita.

Esimerkiksi silloin kun kirjoitin kirjaani, laitoin kaikki vähemmän tärkeät asiat taka-alalle siiheksi, kunnes projekti oli valmistunut.

8. Hyödynnä aikalohkoja ja ole saavuttamattomissa

Määrittele aikalohko jolloin tehtävän teet ja yritä löytää paras paikka tehtävän suorittamiseen (koti, kirjasto, puisto, kahvila …).

Tarvittaessa kytkeydy pois verkosta ja mene pois ihmisten ilmoilta, jos tehtävän valmistuminen vaatii sen.

Jos päätät “olla saavuttamattomissa”, kerro kumppanillesi tai lähimmälle työkaverillesi miten sinut saa kiinni hätätapauksissa.

9. Suosi puhelinta

Monelle tämän neuvon noudattaminen on hankalaa. Minäkin olen introvertti ja pyrin aiemmin hoitamaan asiat mieluummin sähköpostilla kuin puhelimitse.

Mutta en enää.

Jossain vaiheessa ymmärsin, että puheluiden avulla hommat etenevät paljon nopeammin ja nykyisin pyrin hoitamaan asiat ensisijaisesti siis puhelimitse.

Jos sinulla on puhelinkammo, kuvittele mikä on se kaikkein hirvein asia joka voisi tapahtua, kun soitat puhelun.

Itse olen monissa tapauksissa huomannut, että pelkoni ovat lopulta olleet ylimitoitettuja ja puhelut ovat menneetkin ihan hyvin.

Sitä paitsi oma itseluottamukseni on lisääntynyt lähes aina puhelun jälkeen, sillä työn alla ollut tehtävä on saatu joko päätökseen tai muuten edistynyt.

10. Ole ennakoiva

Pystyt lisäämään tehokkuuttasi huomattavasti, jos valmistaudut tehtäviin tai tapahtumiin etukäteen. Tällä tavoin pystyt aloittamaan tehtävän suorittamisen saman tien, eikä aikasi kulu turhien asioiden miettimiseen.

Luonnollisesti on mahdotonta valmistautua joka ikiseen tehtävään tai tapahtumaan. Koeta silti luoda tapa, jossa valmistaudut ainakin sellaisiin asioihin, joihin sinä voit vaikuttaa.

Esimerkiksi valmistaudun aamuiseen pyörä- tai juoksulenkkiin varaamalla lenkkivarusteet valmiiksi kylpyhuoneeseen jo edellisenä iltana. Näin aikani ei kulu aamulla vaatteiden etsimiseen, vaan kaikki tarvittava on esillä selkeästi yhdessä paikassa.

Pieni valmistautuminen antaa sinulle mukavan etunojan tehtäviisi ja huomaat että saat asioita nopeammin aikaiseksi.

11. Kysy

Kuvitellaan tilanne, jossa aloitat tekemään tehtävää, mutta törmäät ongelmaan ja suoritus keskeytyy. Tällaisessa tilanteessa sinulla on kaksi vaihtoehtoa:

  1. Jatkaa itseksesi asian pohdiskelua
  2. Kysyä jotakuta auttamaan sinua

On helppoa nähdä, kumpi em. vaihtoehdoista on nopeampi tapa saada tehtävä päätökseen (vaihtoehto B). On myös kovin helppoa jäädä pyörittelemään asiaa itsekseen ja yrittää löytää ratkaisua itse.

Osa TRT! -järjestelmää on edistyä mahdollisimman nopeasti, joten tässä tapauksessa avun kysyminen on paras vaihtoehto. Asian spekulointi itsekseen tuo melko vähän lisäarvoa tilanteeseen ja monessa tapauksessa haaskaat vain aikaasi tekemällä näin.

12. Herää aikaisemmin

Jos heräät esimerkiksi 30 minuuttia normaalia aikaisemmin, voit sisällyttää päivääsi komponentteja, jotka tekevät sinusta tuottavamman ja energisemmän. 

Tällä “ylimääräisellä” ajalla voit esimerkiksi:

  • Meditoida
  • Lukea kirjaa
  • Treenata
  • Suunnitella päiväsi
  • Viettää rauhallisen aamun ennen töihin menoa

Heräämällä aikaisemmin teet päivästäsi täydellisemmän ja mukavamman. Varmista silti, että uusi heräämisaika heijastuu myös nukkumaanmenoaikaasi ja hanki herätyskello.

13. Pidä taukoja

Asioiden eteenpäin vieminen on hyvä asia. Tulosten aikaansaaminen on myös hyvä asia. Näistä huolimatta päivääsi kannattaa sisällyttää eräs tärkeä komponentti: tauot.Pidä huolta, että rikot työskentelyjaksosi säännöllisillä tauoilla aina silloin tällöin. Tauot auttavat sinua jaksamaan paremmin ja erään tutkimuksen mukaan niiden avulla pystyy parantamaan keskittymiskykyä ja sitä myöten myös tuottavuutta.

Mitkä ovat sitten hyviä tapoja pitää taukoja? Kokeile esimerkiksi näitä:

  • Tee jotain fyysistä ja nouse ylös. Venyttele tai kävele hieman.
  • Juo vettä ja syö terveellinen välipala.
  • Haukkaa raitista ilmaa ja jos mahdollista, avaa työhuoneesi ikkuna.

Edellä oli muutama tapa “rikkoa” työskentelyjaksosi. Pääasia on siis nousta ylös tuolista ja tehdä jotain muuta kuin vain istua tietokoneen ääressä jatkuvasti.

14. Irrottaudu työstä

Nyt kun asiat etenevät mallikkaasti ja pystyt tarttumaan rivakasti tuumasta toimeen, on myös tärkeää ymmärtää vielä yksi asia: elämä ei ole pelkästään tehtävälistoja ja suorittamista.

On enemmän kuin suositeltavaa myös levätä, viettää aikaa perheen kanssa ja antaa itsellesi aikaa latautua työtehtävistä.

Ole läsnä perheesi kanssa ja tehkää asioita yhdessä. Lue kirjaa ilman tuntematta syyllisyyttä ajankäytöstä. Vuokraa elokuva. Varaa pöytä sinulle ja kumppanillesi suosikkiravintolastanne ja pitäkää hauskaa.

Tällä tavalla elämästä tulee tasapainoisempi, vähemmän stressaavampi ja lopulta olet täynnä virtaa palamaan jälleen työtehtävien ääreen.

Yhteenveto

Joten tässäpä tämä, pieni tuottavuusjärjestelmä nimeltä TRT!. Testaa sitä käytännössä, jotta näet miten hyvin se toimii omalla kohdallasi. Jos se ei toimi, tee siihen tarvittavat muutokset. Näin järjestelmästä tulee sinun näköisesi.

Käytän itse kyseistä järjestelmää omassa elämässäni ja saan tämän avulla asioita edistettyä tai valmiiksi.

Tuntuu todella hyvältä saada aikaiseksi tuloksia, tietäen että olen hetki hetkeltä lähempänä tavoitteideni saavuttamista 🙂

Sen sijaan että vain ajattelisit tekemätöntä tehtävää, tartu rivakasti toimeen ja viimeistele se, jotta voit siirtyä muiden asioiden pariin. Älä siis käytä henkistä kapasiteettia miettimällä jotain, jonka voisi hoitaa saman tien pois alta.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *