Ajanhallinta: 5 (+18 tapaa), joiden avulla teen töitäni järkevämmin kotitoimistossani

Olen onnekas saadessani tehdä työtäni kotoa käsin ja yksistään tämä seikka on lisännyt tuottavuuttani monilla tavoin.

Työtäni eivät esimerkiksi keskeytä jatkuvat puhelut, laukkaaminen palaverista toiseen tai kollegoiden juttutuokiot. Pystyn melko pitkälle kontrolloimaan työpäiväni kulkua: miten työtäni teen, kuinka paljon työskentelen ja kuinka eliminoin häiriötekijät.

Olen listannut tähän artikkeliin ne tavat, joilla pidän itseni tuottavana kotitoimistossani. Näillä tavoilla voin olla varma, että suunnitellut työt tulevat tehtyä ja aikaa ei kulu toisarvoisiin tehtäviin.

Tämän kirjoituksen lopussa on myös tietoa uusimmasta kirjastani, joka on nyt saataville Amazon Kindlelle. Se sisältää lisävinkkejä työn järkevyyden parantamiseksi.

1. Kohtelen sähköpostiani kuten normaalia postilaatikkoa

Yksi tärkeimmistä tavoista tuottavuuden parantamiseksi on ollut sähköpostin välttäminen suurimmaksi osaksi päivää. Itse asiassa, joskus on jopa käynyt niin, että olen lähes unohtanut tarkistaa sähköpostini, koska mielenkiintoiset työtehtävät ovat vieneet ajatukseni täysin muualle.

Oma asenteeni sähköpostiin on se, että sitä pitäisi oppia kohtelemaan samaan tapaan kuin normaalia postilaatikkoakin. Itse en nimittäin tarkista paperipostiani jatkuvasti, vaan teen tämän pääsääntöisesti kaksi kertaa päivässä. Poikkeuksen tähän sääntöön tuovat kaksi kertaa viikossa ilmestyvät ilmaislehdet, jotka tippuvat laatikkoon iltaisin.

Yhtä kaikki, koska posti saapuu jotakuinkin samoihin aikoihin joka päivä, tiedän tarkistaa postit oikeaan aikaan. Tämän saman periaatteen voi ottaa käytöön myös sähköpostilaatikon tapauksessakin. Jos päätät tehdä tämän, on sinulla tähän kaksi toteutustapaa.

Ensinnäkin, voit määritellä sähköpostin tarkistusajat. Se voi olla kaksi (tai kolme) kertaa päivässä, 15-3o minuuttia kerrallaan: kerran aamulla ja kerran iltapäivällä. Kun avaat sähköpostisi, pyrit myös prosessoimaan kaikki viestit kerralla.

Kun määritelty aikaikkuna sulkeutuu, suljet samalla myös sähköpostiohjelmasi ja tsekkaat postisi vasta sitten, kun seuraava aikaikkuna on käsillä (tästä säännöstä voi luonnollisesti poiketa esimerkiksi silloin, jos toimenkuvasi sitä niin vaatii, kun työtehtävä vaatii edistyäkseen jonkin viestin tarkastamisen tai kun odotat kiireistä sanomaa joltakulta).

Toinen tapa toteuttaa tätä strategiaa on käyttää apuna sovellusta nimeltä BatchedInbox (Gmailille). Sen avulla voi ajastaa posti saapuvaksi määrättyinä aikoina.

Viestit toimitetaan siis kerralla määriteltyinä aikoina (esimerkiksi ylläolevassa kuvassa kaksi kertaa päivässä, kello 10 ja kello 15).

Kun sähköpostien saapuminen on ajastettu määrättyihin hetkiin, vähenee myös sen turha kyttääminen, keskeytykset vähenevät ja tuottavuus kasvaa.

2. Työskentelen 90:n minuutin pätkissä

Yksi tärkeimmistä muutoksista työtavoissani on ollut siirtyminen 90:n minuutin työskentelyjaksoihin. Vaikka monet ihmiset vannovat esimerkiksi Pomodoro-tekniikan tai 52/17 -metodin nimeen, on puolentoista tunnin työskentely minulle sopivampi tapa.

Tätä 90:n minuutin tapaa voi kutsua myös ultradiaaniseksi rytmiksi. Tämä työskentelytapa noudattaa kropan omaa “aaltopituutta”, joka löytyy meidän kaikkien sisältä.

Vuosikymmeniä sitten amerikkalainen unitutkija Nathan Kleitman havaitsi tutkimuksissaan, että uni koostuu 90:n minuutin sykleistä. Hän ymmärsi myös, että tämä samainen rytmi on läsnä silloinkin, kun olemme hereillä.

Miten tämän syklin voi sitten huomata omassa elämässäsi? No, oletko pannut merkille, että joinain hetkinä päivästä olet täynnä energiaa, kun taas toisina hetkinä olo tuntuu väsyneeltä ja keskittyminen on hankalaa? Tämä on ultradiaanista rytmiä käytännössä!

Työskentely pitäisi siis kohdentaa siten, että työosuudet saa ajastettua korkean energian jaksoihin (90 minuuttia), kun taas matalan energia jakso (2o minuuttia) käytettäisiin palautumiseen ja lisäenergian lataamiseen tulevaa työjaksoa varten.

Itse sovellan tätä työskentelytapaa seuraavasti: heräämisen jälkeen työskentelen 90:n minuutin jakson, jonka jälkeen syön perheeni kanssa aamupalaa. Kun poika on viety päiväkotiin, jatkuu työpäivä myös loppuosaltaan (pääpiirteissään) 90/20 -jaksottelun mukaan: työskentelyä 90:tä minuuttia, jonka jälkeen seuraa 20:n minuutin tauko.

Jotta tiedän milloin on tauon paikka, työskentelen aina ajastimen kanssa. Suosikkityökaluni tähän tarkoitukseen on web-pohjainen GrooveOtter. Asetan ajastimen 90:n minuutin kohtaan ja kun ajastin hälyttää, lopetan työnteon ja pidän tauon.

Taukojeni aikana teen erinäisia asioita, jotka parantavat energiatasoani. Näitä voivat olla esimerkiksi voimanokoset, ulkona kävely, meditointi tai vain kävellä työhuoneesta alakerran keittiöön ja keittää kuppi kahvia tai teetä.

Päiväni näyttää esimerkiksi tältä:

  • 06:45 – 08:15: Työskentelyä
  • Tauko: Aamupala perheen kanssa, poika päiväkotiin
  • 09:15 – 10:45: Työskentelyä
  • Tauko: Kupillinen kahvia ja välipalaa alakerrassa (työhuoneeni on talon yläkerrassa)
  • 11.05 – 12:35: Työskentelyä
  • Tauko: Lounas, iltapäiväkävely vaimon kanssa
  • 13:05 – 14:35: Työskentelyä
  • Tauko: Teetauko alakerrassa
  • 14:55 – 16:00: Työskentelyä
  • Työpäivä päättyy

Totuuden nimessä täytyy sanoa, että jokainen päivä ei välttämättä mene tämä aikataulun mukaisesti. Jonain päivinä saatan esimerkiksi pitää pidemmän lounastauon. Minulla voi olla myös mastermind-tapaaminen kesken päivän, joka muuttaa päivän kulkua hieman.

Yhtä kaikki, yritän seurata 90:n minuutin sykliä mahdollisimman hyvin. Tähän mennessä se on auttanut minua huomattavasti päivittäisen tuottavuuden parantamisessa.

3. Työskentelen seisoen (niin paljon kuin mahdollista)

Istuminen on uusi tupakointi. Monet tutkimukset osoittavat, että liiallinen istuminen on linkitetty useisiin terveysongelmiin, kuten sydänkohtauksiin, korkeaan verenpaineeseen tai lisääntyneeseen munuais-sairaus riskiin.

Millä tavoin istumista voi sitten vähentää? Voit esimerkiksi ostaa joko seisonta– tai kävelypöydän, mutta tuo ratkaisu ei välttämättä ole mahdollinen kaikkien kohdalla.

Yritä tehdä tehdä normaalisti istuen tehtäviä tehtäviä seisten, kuten esimerkiksi lukea dokumentteja tabletilla, puhua puhelimeen tai pitää palavereja. Itse tsekkaan myös esimerkiksi sosiaalisen median tapahtumat seisten, puhelimen avulla.

Ylipäätään on hyödyllistä murtaa pitkät istumisjaksot pienellä aktiivisuudella. Itse pyrin tähän nousemalla ylös tuolista hetkeksi, littäen tähän jotain fyysistä aktivitettia. Tutkimukset ovat osoittaneet, että olisikin hyvä nousta ylös 2o:n minuutin välein.

Mutta miten tietää, missä vaiheessa nousta ylös? Tämä onnistuu esimerkiksi ajastamalla hälytyksen soimaan 2o:n minuutin välein.

Itse olen asentanut Chrome-selaimeeni sovelluksen nimeltä Bell of Mindfullness, joka soittaa kongin äänen aina tuon 20:n minuutin jälkeen. Kun kongi sitten soi, nousen ylös, seison hieman, saatan jopa hieman jammata musiikin tahtiin (aivan, tämä on helpompi toteuttaa kotona kuin konttorilla 🙂 tai kävelen ikkunan luokse ja katselen ulos.

4. Kampitan keskeytykset

Verrattuna perinteisessä toimistoympäristössä työskentelyyn, kotona työskentelyn etuna on se, että muutamat perinteiset häiriölähteet ovat poissa (esim. kollegat, jotka pysähtyvät työpisteeseesi). Mutta mikään työympäristö – kotitoimistokaan – ei ole täydellinen ja kotonakin kannattaa kiinnittää huomiota muutamiin yleisiin häiriötekijöihin.

Listaan seuraavassa ne tavat, joilla kampitan päivittäiset (ja potentiaaliset) häiriötekijät:

  • Minulla on häiriölista

Olen maininnut tällaisesta listasta jo aiemmin, mutta pieni kertaus ei tee pahaa. Eli kyseessä on siis työpöydälläni oleva paperinpala, johon raapustan kaikki kesken työnteon päähäni pulpahtavat ideat ja asiat.

Päivitän listaa päivän aikana ja päivän lopuksi prosessoin sen seuraavalla tavalla:

  • Hylkäämällä jotkin asiat (idea, joka aluksi tuntui loistavalta, onkin päivän kuluessa muuttunut hyödyttömäksi)
  • Hoidan asiat pois alta saman tien (olettaen, että niiden tekemiseen ei kestä kuin muutama minuutti)
  • Ajastan ne tehtävälistalle myöhäisempään ajankohtaan (jos niiden tekemiseen menee enemmän kuin muutaman minuutti)
  • Laittamalla asian idealistalleni (jos idea liittyy esimerkiksi blogikirjoitukseen tai potentiaaliseen Kindle-kirjan aiheeseen)

Jokainen idea ja ajatus on arvokas siinä vaiheessa, kun se tulee mieleeni ensimmäistä kertaa. Tärkeintä onkin siis saada se pois pääkopasta talteen paperinpalaselle. Kun idea on pois päästä, voin jatkaa keskittyneemmin työntekoa.

  • Kommunikoin riittävästi perheeni kanssa

Kommunikointi omista työtavoista on tärkeää, varsinkin jos perheessäsi on pieniä lapsia. Koska pienet lapset eivät ymmärrä leikin ja työn rajoja, haluavat he usein tulla leikkimään tai juttelemaan sinulle kesken työpäivän. Joskus keskeytykset voi aiheuttaa myös puolisosi, pyytäen sinua tekemään jonkin asian.

Selkeän kommunikoinnin avulla voit luoda hyvät rajat työn- ja vapaa-ajan välille. Näin myös perheesi on tietoinen siitä, milloin olet käytettävissä ja milloin et.

Meidän tapauksessa vaimoni toimii “porttivahtina” minun ja 3-vuotiaan poikani välissä, estäen häntä ryntäämään työhuoneeseeni kun työskentelen (täytyy tosin myöntää, että pojan ajoittaisen visiitit ovat myös virkistäviä 🙂

Kerro siis kaikille työtavoistasi ja ajoistasi. Tarpeen vaatiessa ota käyttöön perhekalenteri, johon voit merkitä tärkeimmät työtapahtumat (paperikalenterimme roikkuu keittiön seinällä, josta sen näkevät kaikki perheenjäsenet helposti).

  • Työskentelen työjaksoissa

Mainitsinkin jo tästä tavasta aiemmin, mutta kerrataan hieman: työskentelen 90:n minuutin jaksoissa kerrallaan, jonka jälkeen pidän 2o:n minuutin tauon.

Jokaisen 90:n minuutin jakson aikana yritän keskittyä johonkin määrättyyn teemaan (esimerkiksi Amazon-aiheiset tehtävät …), mutta joskus saatan jakaa työjakson kahteen 45:n minuutin osaan (esimerkiksi 45-minuuttia Amazon-tehtäville ja 45-minuuttia tulevan kirjan julkaisutehtäviin liittyen). Näissä tapauksissa käytän hyväkseni ns. sisäkkäistä aikajaksotusta.

Sisäkkäisillä aikajaksoilla aikalohko on jaettu useampaan osaan. Jos sisäkkäisiä jaksoja on enemmän kuin kaksi, voi homman hallittavuus mennä liian hankalaksi.

Käytännössä periaate toimii siis siten, että aluksi laitan ajastimen pyörimään 90:stä minuutista alaspäin (varsinainen aikajakso). Tämän jälkeen avaan toiseen selainikkunaan uuden ajastimen, jonka laitan pyörimään 45:stä minuutista alaspäin. Kun ensimmäinen aikajakso (45 minuuttia) tehtävään yksi on kulunut, siirry automaattisesti tehtävän kaksi pariin.

Ajastin onkin siis tämän tekniikan tärkein komponentti. Sen avulla pystyn kontrolloimaan kuinka paljon dedikoin aikaa tehtävää kohden ja milloin siirryn tehtävästä toiseen.

  • Otan nokosia tarpeen vaatiessa

Voimanokoset ovat “salainen aseeni” päiväni energiatasojen nostamiseksi. Siinä missä perinteiset nokkaunet voivat olla mitä vain 30:sta minuutista ylöspäin, voimanokoset ovat lyhyitä, noin 20-minuutin mittaisia nokosia.

Pidän voimanokosista kahdesta erityisestä syystä.

Ensinnäkin, ne eivät vie paljon aikaani ja ne voivat oikeasti olla paljon lyhyempiä kuin tuo 20-minuuttia.

Kun menen voimanokosille, laitan hälytyksen soimaan 20:n minuutin päähän nukkumaanmenoajasta. Mutta ottaen huomioon, että nukahtamiseen on joskus mennyt muutama minuutti (arvioiden noin 5 minuuttia) ja olen herännyt myös muutamia minuutteja ennen herätyskellon soittoa, on voimanokosten todellinen pituus ollut noin 12-14 minuuttia. Siltikin, olen heränneenä ollut virkeä ja täynnä energiaa.

Toiseksi, lähes joka kerta kun olen ottanut pidemmät nokoset, esimerkiksi 30-minuuttia tai sitä pidemmät, olen herännyt tokkuraisena ja paluu takaisin päivän normaaliin rytmiin on vienyt paljon aikaa. Voimanokosien yhteydessä tällaista vaivaa ei ole ollut.

  • Keskeytän työnteon (väliaikaisesti), jos tarve vaatii

Joskus tuottava työ ei vain ole mahdollista ja tällaisissa tapauksissa onkin aikalisän paikka.

Esimerkiksi joskus taannoin heräsin normaaliin tapaan, mutta oloni oli silti väsynyt ja minulla oli myös lievä päänsärky. Vaikka aloitinkin työpäiväni normaalisti, en pystynyt saaamaan mitään järkevää aikaiseksi, joten lopetin työskentelyn.

Sitten vilkaisin ulos ikkunasta. Koska aurinko paistoi ja ulkona oli suhteellisen lämmintä, päätin lähteä ajamaan hieman maastopyörällä. Tulin kotiin tuntia myöhemmin ja oloni oli täysin erilainen: väsymys oli tipotiessään ja niin myös päänsärky. Oloni oli hyvä ja mieli täynnä energiaa.

Jos sovellat edellämainittua vinkkiä käytännössä, kannattaa muistaa, että ulkona vietetyn ajan ei tarvitse olla läheskään noin pitkä kuin minun tapauksessani. Ja luonnollisesti, jos et ole urheillut aikaisemmin tai et tiedä mikä laji sopii parhaiten sinulle, kannattaa ensiksi jutella lääkärin kanssa, ennenkuin aloitat liikkumisen.

  • En koskaan tee työtä ilman suunnitelmaa

Tuottavuuden kannalta on valtava merkitys sillä, olenko tehnyt työlistan tulevalle päivälle vaiko en. Jos listaa ei ole, tulen etenemään sattumanvaraisesti tehtävästä toiseen, ylimääräisiä (turhia) askeleita ottaen ja epäoleellisiin asioihin keskittyen.

Mutta kun minulla on suunnitelma päivän varalle, pystyn keskittymään työhöni paremmin ja sen lisää tuottavuttani merkittävästi. Tämä siksi, että voin alkaa tekemään heti oikeita asioita, ilman että ajaudun tekemään tehtäviä, joilla ei ole merkitystä.

Päivittäinen työlistani rakentuu kahdella tasolla:

  • Sähköisesti
  • Paperilla

Tarkastellaan ensin sähköistä versiota.

Suunnittelen työpäiväni Wunderlist -sovelluksella (käytän ilmaista versiota). Valitsen seuraavan päivän aikana tehtävät tehtävät ja niiden lukumäärä riippuu käytettävissä olevasta ajasta.

Kun poikamme on keskiviikosta perjantaihin päiväkodissa, on minulla mahdollisuus tehdä paljon enemmän työtä kuin esimerkiksi tiistaisin, jolloin hän on kotona. Tiistaisin käytössäni työaikaa on maksimissaan neljä tuntia (verrattuna esimerkiksi torstaihin, jolloin käytetävissä oleva tuntimäärä on seitsemän).

En siis tavoittele päivittäin jonkin tehtävämäärän saavuttamista. Pikemminkin, yritän saada ensiksi tehtyä kaikkein tärkeimmät tehtävät ja tämän jälkeen muut päivittäiset rutiinitehtävät ja koulutusasiat:

Tässä näkymässä tehtävä Sälä yhdistää useita lyhyitä päivittäisiä rutiineja, kuten bisnes visio -dokumentin tarkastelun tai tavoitelistan, joka kertoo minulle tärkeimmänt tavoitteet elämässäni juuri nyt.

Samanaikaisesti, Daily Routine Tasks (päivittäiset rutiinitehtävät) sisältää myös joukon päivittäin toistuvia tehtäviä. Nämä tehtävät valmistavat minua seuraavaan päivään ja luovat seuraavan päivän työlistan. Näitä tehtäviä ovat esimerkiksi sähköpostilaatikon tyhjennys tai tulevan päivän kirjoitusaiheista päättäminen.

Kohdat, kuten Write, Replace lead magnet, Amazon ja Permafree launch ovat tärkeimpiä tehtäviä esimerkin päivälle. Toisin sanoen, pyrin hoitamaan ne mahdollisimman nopeasti päivän aluksi.

Lopulta, listassa on myös kohta Training & Education (koulutus), joka koostuu joko lukemisesta, katsomisesta/kuuntelemisesta tai molemmista (aihepiirinä esimerkiksi ajanhallinta, itsensä kehittäminen, verkkomarkkinointi …). Mielestäni päivittäinen itseopiskelu on tärkeää, sillä se kehittää ammatillista osaamista ja antaa ideoita tulevaisuuden sisältöjä varten.

Huomaa, että listaan jokaisen projektin sisältämän tehtävämäärän (suluissa). Tämän jälkeen seuraa väliviiva ja tehtävämäärä, joihin aion keskittyä kyseisenä päivänä.

Jos numero on korvattu sanalla All (tai “kaikki”), tarkoituksenani on tehdä kaikki kyseiseen projektiin liittyvät tehtävät.

Vaikka teenkin tällaista numerointia käsin (ohjelma ei tee sitä automaattisesti), helpottaa se listan silmäilyä ja auttaa saamaan helpommin kokonaiskuvan työtehtävien määrästä.

Kun työlista on valmis (sähköisellä tasolla), laitan tärkeimmät kohdat myös ylös paperille. Saatat muistaa, että vinkissä numero kaksi kerroin pääpiirteissään työpäiväni rungon. Käytän tätä samaa runkoa selventääkseni itselleni ne teemat, johon keskittyä kyseisenä aikajaksona:

  • 06.45 – 08.15: Kirjoita
  • 09.15 – 10.45: Amazon/PF Launch/Lead Magnet
  • 11.05 – 12.35: Sälä/Lue

Paperisuunnitelma auttaa minua siis näkemään helposti, mihin teemoihin keskittyä, jos ajatus lähtee jostain syystä harhapoluille.

5. Olen vastuullinen omasta tulevaisuudestani

Tämä viimeinen vinkki on oikeasti se syy, miksi kirjoitan tätä artikkelia aamulla klo 07:42. Se on myös se pääsyy sille, joka saa minut nousemaan ylös vuoteesta joka aamu, blokkaamaan häiriöitä mahdollisimman tehokkaasti ja hoitamaan hommat sovitusti.

Kun teet työtä itsellesi, kukaan ei ole kertomassa mitä tehdä eikä kukaan välttämättä kerro miten jokin tehtävä tehdään tai mihin päivään mennessä jokin tehtävä tulisi saada tehdyksi.

Koska olen vastuussa omista tekemisistäni ja olen itseni pomo, odotan myös aikaansaavani tuloksia. Pidän myös huolta siitä, että olen riittävän ketterä muutoksissa, jos huomaan, että jokin asia ei toimi toivotulla tavalla. Nähdäkseni toimiiko jokin asia vaiko ei, täytyy minun jatkuvasti testata, seurata ja dokumentoida asioita kaikkeen tekemiseeni liittyen.

Pidä sinäkin siis huolta siitä, ettet haaskaa aikaasi mihinkään sellaiseen, joka ei tuo sinulle tuloksia. Jos siis huomaat, että jokin asia ei vain toimi, ei pään seinään hakkaaminn tuo tuloksia yhtään helpommalla. Sinun täytyy vain löytää tapa, jolla tehdä asiat toisella tavalla.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *